Бывший работник организации — бухгалтер, с которым в устной форме существовала договоренность о том, что он совмещает обязанности кадровика и осуществляет заполнение трудовых книжек, самовольно забрал свою трудовую книжку и покинул рабочее место

Вопрос:

Бывший работник организации — бухгалтер, с которым в устной форме существовала договоренность о том, что он совмещает обязанности кадровика и осуществляет заполнение трудовых книжек, самовольно забрал свою трудовую книжку и покинул рабочее место до окончания последнего рабочего дня. Какие последствия в данном случае могут возникнуть у организации?

Ответ:

В первую очередь следует отметить, что согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила), ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Поскольку у работодателя существовала устная договоренность с работником, работающим на должности бухгалтера, о выполнении им дополнительных обязанностей по ведению, хранению и учету трудовых книжек, можно сделать вывод, что такой приказ в организации отсутствовал, в связи с чем ответственность за несоблюдение указанного порядка организации работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Таким образом, трудовая инспекция может привлечь организацию к административной ответственности, предусмотренной ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за нарушение законодательства о труде и об охране труда.

Поэтому в данном случае организации, скорее всего, необходимо будет принять на должность работника кадровой службы, осуществляющего ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, отдельного работника, заключив с ним трудовой договор и оформив соответствующий приказ (распоряжение) о назначении работника специально уполномоченным лицом, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. В случае если численность работников в организации невелика и у нее нет возможности пригласить на должность кадровика отдельного работника, работодатель может с письменного согласия работника (например, работающего в должности бухгалтера) поручить ему выполнение наряду с работой, определенной его трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату. Порядок оформления указанного совмещения профессий (должностей) должен осуществляться в соответствии со ст. 60.2 Трудового кодекса РФ.

В случае если у организации такого приказа не будет, то, вероятнее всего, суд поддержит позицию трудовой инспекции.

В частности, ФАС Московского округа (Постановление от 26.10.2006 N КА-А40/10220-06 по делу N А40-20745/06-148-194) установил, что факт того, что в установленном порядке на работника организации были возложены обязанности по ведению кадрового учета, в том числе ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, не был подтвержден. В связи с чем работодатель-организация должен нести ответственность за допущенные нарушения в ведении кадрового учета.

В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом сохранялось место работы (должность).

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ.

В соответствии с п. 35 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил).

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41 Правил).

Если организация не сможет документально подтвердить, что трудовая книжка была выдана бывшему работнику на руки, то есть в случае, если отсутствует подпись работника в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них или выяснится, что записи, сделанные уволенным работником в качестве лица, фактически осуществляющего ведение трудовых книжек в организации, не заверены печатью организации-работодателя, то организация может быть привлечена к административной ответственности в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

На наш взгляд, организации-работодателю в уже сложившейся ситуации следует поступить следующим образом:

• -составить акт (в присутствии свидетелей — не менее двух человек) о самовольном уходе работника с работы;
• -составить акт (в присутствии свидетелей — не менее двух человек) об обнаружении факта самовольных действий работника, выразившихся в изъятии из сейфа организации своей трудовой книжки;
• -издать приказ о проведении инвентаризации трудовых книжек, составить акт о результатах инвентаризации трудовых книжек;
• -все эти материалы (вместе с письмом к работнику с требованием явиться для оформления документов, связанных с его увольнением) отправить бывшему работнику по почте с уведомлением о вручении и описью вложения.