Если в удостоверении нет отметок о прибытии и выбытии из места командирования. Нужно ли удерживать страховые взносы при возмещении командировочных расходов?

Вопрос:

Работник был направлен в служебную командировку в праздничные дни (новогодние каникулы). После возвращения он представил командировочное удостоверение без отметок о прибытии и выбытии из места командирования. Нужно ли в таком случае удерживать страховые взносы при возмещении командировочных расходов?

Ответ:

При отсутствии отметок на командировочном удостоверении страховые взносы с расходов на командировку платить не надо, если факт командировки подтвержден документально другими документами. Такими документами могут быть: приказы руководителя, служебное задание, объяснительные, отчет о его выполнении, авансовые отчеты, проездные билеты, документы о проживании в гостинице, путевые листы. При этом такой порядок документального подтверждения факта нахождения в местах командирования следует закрепить локальным нормативным актом работодателя.

Обоснование:

В соответствии с ч. 2 ст. 166 Трудового кодекса РФ особенности направления работников в служебные командировки установлены Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, утвердившим Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее — Положение). Также Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н утвержден Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы.

Согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» не облагаются страховыми взносами суточные и командировочные расходы, подтвержденные документально. В силу п. 7 Положения фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии из места командировки.

В п. 26 Положения содержится требование о необходимости представления работодателю в течение трех рабочих дней авансового отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах, к которому прилагается командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, с приложением документов о найме жилого помещения, расходах на проезд и об иных расходах, связанных с командировкой.

В Письме Минтруда России от 07.10.2013 N 17-4/1647 разъяснено, что авансовый отчет, оформленный с нарушением требований, установленных законодательством, а также отсутствие необходимых к нему приложений или их ненадлежащее оформление влекут несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ. В этом случае выплаты, произведенные работнику, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Вместе с тем в Письме от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7 Минфин России допускает подтверждение факта пребывания в командировке иными документами при невозможности проставления отметок о прибытии и выбытии по объективным причинам. Данную позицию подтверждает и Минтруд России в Письме от 14.02.2013 N 14-2-291 (п. 4). Кроме того, недавно Арбитражный суд Центрального округа в Постановлении от 09.10.2014 N А64-234/2014 указал, что страховые взносы с расходов на командировку платить не надо, если в командировочном удостоверении нет отметок о прибытии и выбытии. Суд отменил решение фонда и поддержал налогоплательщика, указав, что факт командировки был подтвержден другими документами — приказами, авансовыми отчетами, проездными билетами, документами о проживании в гостинице и др. Таким образом, при отсутствии отметок на командировочном удостоверении страховые взносы с расходов на командировку платить не надо, если факт командировки подтвержден документально другими документами. Такими документами могут быть: приказы руководителя, служебное задание, объяснительные, отчет о его выполнении, авансовые отчеты, проездные билеты, документы о проживании в гостинице, путевые листы. При этом такой порядок документального подтверждения факта нахождения в местах командирования следует закрепить локальным нормативным актом работодателя.