Какие требования законодательства следует учитывать работодателю при направлении работников в командировки?

Вопрос:

Какие требования законодательства следует учитывать работодателю при направлении работников в командировки?

Ответ:

При направлении в командировку следует учитывать, что в командировку могут быть направлены только работники этой организации.

Также необходимо обратить внимание на ограничения, установленные трудовым законодательством, в части определенных категорий работников, которых запрещено отправлять в командировку или направить в командировку можно только с их письменного согласия. При направлении в командировку работодатель оформляет определенный перечень документов, а работник представляет работодателю отчет о проделанной работе, а также отчитывается за выданные работнику денежные средства.

По окончании командировки работодатель должен компенсировать работнику расходы на командировку.

Обоснование:

Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ в служебную командировку может быть направлен только работник организации. Это же следует из п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение).

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются (п. 3 Положения). Условия о характере работы отражаются в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ), поэтому в случае, если в трудовом договоре указано, что характер работы является разъездным, для того, чтобы определить, будет ли являться поездка работника командировкой или нет, целесообразно определить территорию, в пределах которой работник осуществляет поездки в рамках разъездного характера работы.

Например, по трудовому договору с курьером установлено, что у него разъездной характер работы только в пределах г. Москвы и Московской области. Если работодателю необходимо направить этого работника на территорию, выходящую за указанную в трудовом договоре территорию, то в этом случае такая поездка будет считаться командировкой.

В ТК РФ в отношении отдельных категорий работников установлены ограничения для направления в служебные командировки, в частности не могут направляться в командировки:

• — работники в период действия ученического договора, если командировка не связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ);
• — беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);
• — работники в возрасте до восемнадцати лет, за исключением творческих работников, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством Российской Федерации (ст. 268 ТК РФ);
• — инвалиды, если это противоречит индивидуальной программе реабилитации инвалидов (ч. 1 ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);
• — зарегистрированные кандидаты во время проведения выборов (п. 2 ст. 41 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации»).

Кроме того, следует учесть, что женщин, имеющих детей до трех лет, матерей и отцов, воспитывающих детей до пяти лет без супруга (супруги), а также опекунов (попечителей) несовершеннолетних, работников, имеющих детей-инвалидов, а также осуществляющих уход за больным членом семьи, можно направлять в командировки только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено медицинскими рекомендациями (ст. ст. 259 и 264 ТК РФ).

При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку (ст. 259 ТК РФ). Согласно ст. 167 ТК РФ командированному работнику гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Перечень возмещаемых расходов определен в ст. 168 ТК РФ, к ним относятся:

• — расходы по проезду;
• — расходы по найму жилого помещения;
• — дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• — иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Таким документом может быть положение о командировках на предприятии. В этом локальном нормативном акте целесообразно отразить перечень дополнительных расходов, которые работник может производить; срок, в течение которого работодатель выплачивает произведенные расходы, если выданного аванса оказалось недостаточно, и прочие положения. Важно отметить, что нормы возмещения расходов работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, при служебных командировках устанавливаются в отдельных нормативных актах (информация о них представлена в СПС КонсультантПлюс в разделе Справочная информация).

Также обращаем внимание, что в целях исчисления налога на прибыль и НДФЛ гл. 25 и 23 Налогового кодекса РФ установлены определенные лимиты командировочных расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль и не облагаются НДФЛ (пп. 12 п. 1 ст. 264 и ст. 217 НК РФ).

При направлении в командировку работодатель оформляет определенный перечень документов. К нему относятся:

• — служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1); приказ о направлении работника в командировку (форма N Т-9 либо N Т-9а (если в командировку направляется несколько работников), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1);
• — командировочное удостоверение (форма N Т-10, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
• — На основании командировочного удостоверения вносится запись в журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Форма журнала утверждена в Приложении N 2 к Приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н;
• — доверенность на совершение необходимых действий от имени организации (если работник направляется для получения материальных ценностей, то оформляется унифицированная форма N М-2, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, если работник направляется в командировку для осуществления представительских функций, то доверенность должна содержать сведения, установленные в ст. 185 Гражданского кодекса РФ);
• — расходный кассовый ордер на выдачу аванса на командировочные расходы (форма N КО-2, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88), если аванс выдается из кассы предприятия. Согласно п. 10 Положения работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Согласно п. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

• — авансовый отчет (форма N АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение (с отметками принимающей стороны), документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. Напомним, что первичные документы должны соответствовать требованиям Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• — отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме (графа 12 формы N Т-10а, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Обращаем внимание, что срок, в течение которого организация должна рассчитаться с командированным работником по суммам перерасхода, законодательно не установлен, для этого и необходимо утвердить локальный нормативный акт, поименованный в ст. 168 ТК РФ (если в организации не заключен коллективный договор).

Если работодатель нарушает сроки выплаты, работник может потребовать выплаты процентов (денежной компенсации) по ст. 236 ТК РФ. Размер денежной компенсации работнику за просрочку выплаты причитающихся ему сумм должен составлять не менее 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Банка России. Следует отметить, что п. 3.9 Московского трехстороннего соглашения на 2011 год между Правительством Москвы, московскими объединениями профсоюзов и московскими объединениями работодателей (Приложение 1 к Постановлению Правительства Москвы от 30.11.2010 N 1042-ПП) денежная компенсация работнику за задержку выплат определена из расчета не ниже 1/200 действующей в это время ставки рефинансирования Банка России.