Какую документацию необходимо вести помимо путевых листов для целей учета в расходах по налогу на прибыль сумм арендных платежей?
Вопрос:
Организация взяла в аренду (без экипажа) у индивидуального предпринимателя два автомобиля. Какую документацию необходимо вести помимо путевых листов для целей учета в расходах по налогу на прибыль сумм арендных платежей?
Ответ:
В случае когда организация взяла в аренду (без экипажа) у индивидуального предпринимателя два автомобиля, для целей учета в расходах по налогу на прибыль сумм арендных платежей помимо путевых листов следует оформить:
— приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками; — заявки на использование арендованных автомобилей.
Кроме того, необходимо обеспечить наличие ежемесячных актов об оказании услуг по аренде в целях исключения претензий со стороны налоговых органов.
Обоснование:
По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 Гражданского кодекса РФ).
Арендные платежи учитываются на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией. При этом расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ).
Минфин России подчеркивает, что арендуемое имущество должно использоваться налогоплательщиком в предпринимательской деятельности. Для документального подтверждения расходов в виде арендной платы необходимы документы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, в том числе договор аренды, график арендных платежей, документы, подтверждающие оплату арендных платежей, акт приемки-передачи арендованного имущества (Письмо Минфина России от 06.10.2008 N 03-03-06/1/559).
Что касается необходимости составления ежемесячных актов об оказании услуг по аренде, то в указанном Письме отмечается, что их ежемесячного составления не требуется. В Письме УФНС России по г. Москве от 01.04.2008 N 20-12/030773 также указано, что в случае если договором аренды не предусмотрено обязательное составление подобных актов, то договора и акта приема-передачи имущества достаточно для документального подтверждения расходов. Тем не менее в более ранних письмах позиция контролирующих органов сводилась к тому, что составление ежемесячных актов об оказании услуг по аренде является обязательным (Письма Минфина России от 07.06.2006 N 03-03-04/1/505, УФНС России по г. Москве от 30.08.2006 N 20-12/77792).
В Письме УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.1 приведен перечень внутренних документов, которые являются достаточным документальным подтверждением расходов в случае аренды транспортного средства:
— приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками;
— заявки на использование арендованных автомобилей;
— копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования.
Таким образом, для целей учета в расходах по налогу на прибыль сумм арендных платежей помимо путевых листов следует оформить перечисленные документы, а также обеспечить наличие ежемесячных актов об оказании услуг по аренде в целях исключения претензий со стороны налоговых органов.
