Облагаются ли страховыми взносами суммы командировочных расходов, подтвержденных и не подтвержденных документами, если не оформлено командировочное удостоверение?

Вопрос:

Организация направила работника в командировку в другой город на территории РФ. Основанием для направления работника был приказ директора. Перед началом командировки работнику были выданы служебное задание и командировочное удостоверение, а также перечислены денежные средства для покрытия расходов на услуги связи, трансфер от аэропорта до гостиницы и прочих расходов, связанных с производственной необходимостью. По возвращении из командировки работник представил отчет о проделанной работе, билеты на самолет, билеты на проезд от гостиницы до организации, в которую работник командировался, и прочие чеки, подтверждающие понесенные расходы. Однако позднее установили, что работником в командировочном удостоверении не проставлены отметки о прибытии и выбытии из места командирования, также отсутствуют документы на провоз багажа и билеты на проезд от аэропорта до гостиницы. Облагаются ли страховыми взносами суммы командировочных расходов, подтвержденных и не подтвержденных документами, если не оформлено командировочное удостоверение?

Ответ:

По нашему мнению, в случае отсутствия командировочного удостоверения организация вправе не облагать страховыми взносами во внебюджетные фонды документально подтвержденные командировочные расходы. Однако страхователь должен быть готов отстаивать данную позицию в суде.

В отношении документально не подтвержденных расходов организация обязана исчислить и уплатить в бюджет страховые взносы.

Обоснование:

Согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Федеральный закон N 212-ФЗ) не подлежат обложению страховыми взносами суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные командировочные расходы, а именно: расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Основным документом, подтверждающим фактическое пребывание работника в месте командирования, является командировочное удостоверение, в котором делаются отметки о дате приезда в место назначения и дате выезда из него. Сделанные записи заверяются подписью полномочного должностного лица принимающей стороны и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи (п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение)). Пункт 26 Положения обязывает работника по возвращении из командировки представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы, а также приложить к авансовому отчету командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, и отчет о выполнении работы.

Из вышесказанного следует необходимость документального подтверждения целевого расходования полученных работником денежных средств для освобождения командировочных расходов от обложения страховыми взносами. В рассматриваемом случае у организации отсутствует основной документ (командировочное удостоверение), подтверждающий фактическое пребывание работника в месте командирования. Однако наличие авиабилетов с приложением посадочных талонов и билетов на проезд от гостиницы до организации является доказательством фактического пребывания работника в месте командирования. Соответственно, документально подтвержденные расходы при отсутствии командировочного удостоверения, по нашему мнению, не подлежат обложению страховыми взносами. Не исключено, что данная позиция может привести к спорам с контролирующими органами. Минтруд России в Письме от 07.10.2013 N 17-4/1647 выразил мнение, согласно которому в случае отсутствия командировочного удостоверения выплаты, произведенные работнику, не могут рассматриваться как возмещающие расходы в связи с командировкой и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке. В отношении документально не подтвержденных командировочных расходов чиновники выступают с обязательным их обложением страховыми взносами (Письмо ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260), так как нарушено основное условие их освобождения от обложения страховыми взносами, изложенное в ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ.