Входит ли компенсация за разъездной характер работы в расчет среднего заработка для отпускных и следует ли с суммы выплаченной компенсации за разъездной характер работы удерживать НДФЛ?

Вопрос:

В организации трудятся работники с разъездным характером работы, которым выплачивается компенсация за разъездной характер работы в фиксированной сумме. Входит ли компенсация за разъездной характер работы в расчет среднего заработка для отпускных и следует ли с суммы выплаченной компенсации за разъездной характер работы удерживать НДФЛ?

Ответ:

Компенсация за разъездной характер работы в фиксированной сумме, выплачиваемая работникам с разъездным характером работы, не является элементом оплаты труда и, как следствие, не должна включаться в расчет среднего заработка при расчете отпускных.

Учитывая позицию Минфина России, полагаем, что компенсация работникам за разъездной характер работы не относится к системе оплаты труда, поскольку данные выплаты компенсируют расходы работника, связанные с выполнением им своих должностных обязанностей, а потому не облагаются НДФЛ в размерах, установленных локальными актами, коллективным и (или) трудовыми договорами.

Полагаем, чтобы избежать споров с проверяющими в вопросе удержания НДФЛ с выплат за разъездной характер работы, необходимо:

• — в трудовом договоре с работником отразить, что имеет место разъездной характер работы;
• — условие о возмещении расходов, связанных со служебными поездками, включить в коллективный договор или иной локальный акт;
• — утвердить перечень должностей и профессий, имеющих разъездной (подвижной) характер работы.

Также необходимо иметь подтверждающие документы, чтобы возмещаемые расходы за разъездной характер работы не были признаны составной частью заработной платы работников.

Обоснование:

В соответствии с ч. 1 ст. 168.1 Трудового кодекса РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками.

К таким расходам относятся: расходы на проезд; расходы на наем жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие); иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

В ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ определено, что размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором. В ст. 139 ТК РФ, а также в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Положение N 922), определен порядок расчета среднего заработка.

В п. 2 Положения N 922 определено, что все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат учитываются для расчета среднего заработка.

В п. 3 Положения N 922 определено, что выплаты социального характера, а также выплаты, которые не относятся к оплате труда, такие, как материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие аналогичные выплаты, не учитываются при расчете среднего заработка.

В Постановлении ФАС Поволжского округа от 29.04.2014 по делу N А65-15922/2013, в частности, определено, что денежные средства, выплаченные работникам при направлении их в служебные поездки, представляют собой возмещение в установленном размере расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы.

Таким образом, компенсация за разъездной характер работы в фиксированной сумме, выплачиваемая работникам с разъездным характером работы, не является элементом оплаты труда и, как следствие, не должна включаться в расчет среднего заработка при расчете отпускных.

Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ не облагаются НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат, связанных с исполнением работником трудовых обязанностей.

По вопросу удержания НДФЛ с выплат за разъездной характер работы судебная практика складывается неоднозначно.

Так, в Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 17.07.2013 N А43-23164/2012 (Определением ВАС РФ от 07.11.2013 N ВАС-14952/13 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ) указано: если документы, подтверждающие расходы в связи с разъездным характером работы, отсутствуют, компенсация проезда работникам признается составной частью заработной платы, поскольку соответствует критериям компенсационных выплат, приведенным в ст. 129 ТК РФ, является составной частью заработной платы, а потому подлежит включению в налогооблагаемую базу по НДФЛ. Арбитражный суд Московского округа в Постановлении от 16.12.2014 N А40-168631/13 указал: если постоянная работа работников носит разъездной характер, оплата проездных расходов, в том числе не подтвержденных документально, носит компенсационный характер и доходом работника не является, а значит, такие выплаты не облагаются НДФЛ.

Вместе с тем в Письмах Минфина России от 20.01.2014 N 03-11-06/2/1482, от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, от 05.07.2013 N 03-04-06/25956 разъяснено, что компенсация работникам за разъездной характер работы не относится к системе оплаты труда, поскольку данные выплаты компенсируют расходы работника, связанные с выполнением им своих должностных обязанностей, а потому не облагаются НДФЛ в размерах, установленных локальными актами, коллективным и (или) трудовыми договорами (ч. 2 ст. 164, ст. 168.1 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ).

Однако в вышеуказанных Письмах неоднократно подчеркивается, что характер работы конкретного работника должен подтверждаться трудовыми договорами, должностными инструкциями и иными локальными актами. Полагаем, чтобы избежать споров с проверяющими в вопросе удержания НДФЛ с выплат за разъездной характер работы, необходимо:

• — в трудовом договоре работника отразить, что имеет место разъездной характер работы;
• — условие о возмещении расходов, связанных со служебными поездками, включить в коллективный договор или иной локальный акт;
• — утвердить перечень должностей и профессий, имеющих разъездной (подвижной) характер работы.

Также полагаем, чтобы избежать споров с проверяющими, необходимо иметь подтверждающие документы, чтобы возмещаемые расходы за разъездной характер работы не были признаны составной частью заработной платы работников.